Em Carreira, Comportamento, Programação Neurolinguística, Relacionamento Interpessoal

Fonte: Harvard Business Review
https://hbr.org/2017/02/in-a-difficult-conversation-listen-more-than-you-talk

Escrito por: Emma SeppalaJennifer Stevenson
Traduzido por: Luana Brantes
Revisado por: Ricardo Sigwalt

Quando Jared entrou na reunião para discutir uma nova abordagem de marketing para um produto, a conversa iniciou muito bem.  Após cinco minutos de conversa, a gerente de produto, Françoise, começa a interrompê-lo com perguntas que ele planejava falar mais tarde. Como a conversa correu para fora dos trilhos, Jared lutou para manter a atitude calma, enquanto Françoise fazia várias coisas ao mesmo tempo; Jared a observou com frustração enquanto ela enviou pelo menos cinco mensagens de texto durante a discussão. Jared deixou a reunião se sentindo menosprezado e desvalorizado. Françoise deixou sentindo-se fragilizada e irritada – Ela não tinha tempo para se sentar por uma apresentação mal pensada. Havia muito trabalho a ser feito!

Todos nós experimentamos problemas de comunicação semelhantes aos de Jared. Talvez você fosse Jared ou Françoise no cenário. Quando você terminou a conversa, era possível cortar a tensão com uma faca. E sua apresentação não funcionou como você esperava. E você acabou conversando com você mesmo. E isso pesou muito em sua cabeça, aumentando ainda mais o estresse em seu trabalho. Para pessoas como Jared e Françoise, pode levar muito mais tempo e esforço para se recuperar de uma quebra na comunicação do que evitá-la antes que aconteça..

Nossas pesquisas e exemplos de empresas sugerem que há três coisas que você pode fazer para evitar este tipo de falha de comunicação.

Estar Presente (é sério, de verdade)

Se estamos entrando em uma reunião, da elaboração de uma importante proposta, ou sentamos cara a cara com o colega, nossa atenção pode ser facilmente sequestrada, especialmente quando nossa mente vagueia 50% do tempo, como sugerem as pesquisas. Adicione uma dezena de e-mails, textos, ligações, e mensagens instantâneas que recebemos toda hora, se concentrar fica muito mais difícil. Quando somos interrompidos, é preciso esforço e tempo para nos reorientarmos. A capacidade para multitarefas, especialmente com as mídias digitais, tem efeitos adversos em nossa capacidade mental e afeta nossa produtividade, como indica um estudo de Stanford.

Dadas as nossas agendas ocupadas e as muitas mensagens, as vezes não estamos presente com a pessoa a nossa frente. Nós estamos pensando sobre algo que aconteceu mais cedo ou em um artigo que acabamos de ler ou em uma conversa telefônica que acabamos de fazer. Nossa mente está em outro lugar. Quanto mais pudermos trazer nossa mente para o presente, mais fácil e natural torna-se conectar, escutar, estar aberto e autêntico.

A capacidade para multitarefas, especialmente com as mídias digitais, tem efeitos adversos em nossa capacidade mental e afeta nossa produtividade, como indica um estudo de Stanford.

Para ajudar a estar presente em uma reunião ou  em uma conversa, desvie o computador e coloque seu telefone em modo avião. Melhor, deixe seu telefone em sua mesa.  A simples presença de um telefone em uma reunião pode fazer com que as pessoas se sintam menos conectadas, prejudicando sua capacidade de se comunicar com sucesso.

Se você tem um momento ou dois antes da reunião, em vez de tentar enviar alguns e-mails, medite ou faça alguns exercícios de respiração que acalme. Esvazie sua mente para poder estar presente, atento e habilidoso. Mesmo que você tenha apenas um segundo antes de responder um telefone tocando ou entrar em uma sala de conferência, espere respire profundamente. Talvez lembre-se de sorrir.

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Escute mais

Esta sabedoria existe há muito tempo: “Temos duas orelhas e uma boca então devemos ouvir mais do que falar”. A citação é atribuída a Zenão de Cítio, um pensador helenístico. Seja genuinamente curioso e interessado no que está sendo dito, mesmo se inicialmente você não é. Preste atenção às sugestões: A pessoa gasta muito tempo em um determinado ponto? Ela fica mais animada em momentos específicos e menos em outros? Ouvir mais e com curiosidade não só ajuda você a se conectar melhor e entender o que está sendo dito, mas também te dá informações valiosas sobre como você deve preparar sua resposta e conduzir a conversa. Essa atitude vai ajudá-lo a entrar e entender melhor os assuntos pelos quais seus colegas são apaixonados. Conhecê-los vai te ajudar a ver a perspectiva deles e a chegar a um acordo que atenda às necessidades de todos. A partir  desta atitude, de escuta ativa, a sua conversa avançará de forma mais construtiva.

Este tipo de conversa pode realmente ensinar-lhe algo também. Henry Elkus, CEO da Helena, criou um espaço para ouvir comentários de todos em sua empresa, até mesmo de estagiários. Graças a essa abertura, um de seus estagiários ajudou a melhorar consideravelmente a direção que sua organização tomaria. “O estagiário me salvou e ao resto de nossa equipe o desperdício de tempo e energia que gastaríamos se continuássemos por um caminho tortuoso”, disse Elkus.

Esteja aberto

A comunicação envolve a troca de pontos de vista, muitas vezes com opiniões opostas. A menos que você abra sua mente para a perspectiva de outro, será difícil de encontrar um terreno em comum. E para encontrar este terreno comum é necessário escutar para que realmente possamos considerar a opinião de alguém.

Ser aberto de espírito às vezes pode exigir que você aceite estar errado. Elkus criou uma cultura em sua empresa em que o debate é abertamente valorizado e encorajado; Nesta cultura, o feedback não é empurrado de cima para baixo simplesmente, mas também é enviado de baixo para cima. Embora este tipo de cultura seja um desafio para ele como o líder, ele provou ser tremendamente benéfico: “Uma cultura onde até mesmo os estagiários podem se sentir livres para opinar contra você significa abrir-se até ser provado errado, muitas vezes publicamente. Na verdade, já passei por essa situação, mais de uma vez! Mas quando um estagiário me desafia diretamente – e está com a razão – tem imenso valor. Como um CEO, eu fui advertido que este modelo ameaçaria meu próprio poder dentro da organização. Na verdade, eu estava desconfortável, e eu me senti muito desafiado. Mas o desconforto valeu a pena. A abordagem de feedback coletivo foi crucial para melhorar nossa estratégia. E como cada empregado podia se sentir um pouco dono ao criar nosso plano, eles estavam muito mais motivados para executá-lo.”

Quando alguém está falando, observe: Você já está pensando em sua refutação? Você está respondendo com um “sim”, seguido por um imediato “mas”? Ou você já interrompeu? Esteja aberto para a perspectiva de outra pessoa. Se você está preocupado em não ter a resposta perfeita, você sempre pode dizer: “Eu não pensei sobre isso dessa maneira antes. Você pode me dar um dia ou mais para pensar a respeito?” Nota de curiosidade, ninguém nunca se queixou de alguém que ouviu atentamente o que ela tinha a dizer e pediu um pouco de tempo para analisar cuidadosamente  a situação. Ao longo do tempo, ouvir abertamente e atentamente os outros ajuda a cultivar a confiança. Reflita sobre suas experiências: Quanto mais conectado você se sentir com alguém, mais você tende a confiar na  pessoa, e mais fácil se torna falar com ela. Isso contribui para uma sensação de segurança psicológica, que de acordo com um estudo do Google é a chave para equipes de sucesso. A capacidade de assumir riscos e colocar sua opinião pode ser a diferença entre evitar um erro ou aprender com ele. No final, todos se beneficiam.

A comunicação envolve a troca de pontos de vista, muitas vezes com opiniões opostas. A menos que você abra sua mente para a perspectiva de outro, será difícil de encontrar um terreno em comum.


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